Cómo usar un blog como herramienta de trabajo en grupo

Imagen original: http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Team_touching_hands.jpg

Desde hace un tiempo vengo dándole vueltas a la manera en la que simplificar el trabajo en equipo usando herramientas web. Idealmente el sistema de colaboración debería ser tan sencillo que cualquier persona, sin una formación específica, pudiera utilizarlo para crear contenidos de forma instantánea.

A continuación explico cómo lograrlo utilizando únicamente un blog.

En esta entrada me concentro en la mecánica del uso del blog como herramienta de trabajo, sin entrar en otras consideraciones que son necesarias para que un equipo de trabajo distribuido funcione sin problemas.

Suposiciones previas

En particular, se supone que todos los participantes del grupo están comprometidos con el objetivo común, por lo que todos participan de forma equitativa en la creación del trabajo.

Otra consideración importante es que se supone que se ha acordado una guía de estilo con la que todos los integrantes del equipo están de acuerdo (y que pueden venir impuesta -o no- por la persona que les ha encargado el trabajo). La guía de estilo contiene detalles de presentación (el tipo y tamaño de la letra, tanto para el texto como para los encabezados, las citas, etc...) como para el estilo de redacción (el texto se redacta en primera persona del plural, en presente, usando un lenguaje educado y formal, etc...).

Finalmente, se supone que el formato del entregable final resultante del trabajo será algún tipo de documento   ofimático. Es decir, el blog es sólo un "borrador" sobre el que trabajar durante la redacción del trabajo, aunque finalmente haya que entregar un documento PDF, MS Word o LibreOffice...

Ninguna de estas suposiciones limita la utilidad del blog como herramienta de trabajo en grupo; sirven como "marco de referencia" en el que ubicar el uso del blog. Así puedes evaluar fácilmente si el uso de un blog te sería útil o no en tu situación.

En resumen, supongo que ha habido una primera fase en la que se ha llegado a una serie de acuerdos sobre la división del trabajo a realizar, la calidad final del mismo, los roles de cada uno dentro del grupo (si es que los hay), etc... En una segunda fase se utiliza el blog como plataforma en la que colaborar durante la redacción del borrador del trabajo. En la fase final, se integran las diferentes partes redactadas por cada uno de los miembros del equipo, se pule y homogeneíza el estilo y se le da la forma final al entregable (por ejemplo, pasando todo el material recopilado y redactado a un documento de MS Word).

Configuración básica

Ana, Bea y Carlos tienen que hacer un trabajo en equipo y han decidido utilizar un blog. Como todos tienen una cuenta de correo GMail, deciden utilizar Blogger para crear el blog.

Ana crea el blog de trabajo. En el apartado de "Configuración > Básico" (de la barra lateral izquierda), en la sección Privacidad, marcan las casillas "No" para evitar que el blog aparezca en las búsquedas realizadas en Google, Bing y otros buscadores. En realidad esto no es necesario, pero como es un blog privado, consideran que no debe aparecer en los motores de búsqueda.

Configuración para evitar que el blog aparezca en los motores de búsqueda.

En el apartado de "Permisos", Ana añade las direcciones de correo de sus compañeros Bea y Carlos al apartado "Autores del Blog". De esta manera, los tres pueden escribir en el blog.

En el apartado "Lectores del blog" especifican que sólo tendrán acceso los autores del blog. De esta forma aunque el blog está en internet, sólo ellos pueden leerlo, convirtiendo el blog en privado.

Después de realizar estas modificaciones, Ana pulsa "Guardar cambios".

Configurando el blog para que sólo los autores pueden escribir y leer en él. De esta forma pueden trabajar en internet mientras mantienen su trabajo privado.

Como ves, lo único estrictamente necesario es añadir a Bea y Carlos como autores del blog; el resto de las opciones son para restringir el acceso público al blog.

Una entrada para cada miembro del grupo

Con esta configuración básica Ana, Bea y Carlos ya pueden empezar a usar el blog como herramienta de trabajo en grupo. Una opción interesante es que cada miembro del grupo cree una entrada con su nombre en el blog. Así, cada uno tiene su espacio "personal" en el que desarrollar la parte asignada del trabajo en grupo. Además, se puede crear una entrada con enlaces a recursos interesantes para el trabajo llamada "Enlaces y Recursos", por ejemplo, o una entrada "privada" con recursos de interés para cada uno de los miembros: "Bea - Enlaces", por ejemplo.

Cada miembro del equipo tiene una entrada con su nombre; de esta forma tienen un espacio propio donde desarrollar su trabajo. Además, se ha creado una entrada común como almacén de "Enlaces y Recursos" de interés general.

Dividir el blog en entradas en las que cada miembro del grupo elabora su contenido, de nuevo, no es necesario. Sin embargo, creo que aporta algunas ventajas; al tener un espacio de trabajo independiente en el que únicamente aparece el trabajo de un miembro del equipo, se minimiza el riesgo de que un miembro del equipo modifique accidentalmente el trabajo de otro. Trabajando sobre un documento compartido en Google Docs, por ejemplo, es posible borrar o sobrescribir el trabajo de otro miembro del equipo sin posibilidad de recuperar una copia anterior. Otra ventaja de que las aportaciones de cada miembro del equipo estén claramente separadas es que permite evaluar el trabajo de cada uno de manera totalmente objetiva. En nuestro caso hemos supuesto que todos los integrantes del grupo participan de manera equitativa; sin embargo, en la realidad puede ocurrir que los miembros del equipo tengan una implicación y participación desigual.

Pese a que cada miembro del grupo trabaja en su parte del trabajo, es importante destacar que todos siguen teniendo acceso al conjunto del trabajo. Así todos los miembros siguen el desarrollo del trabajo realizado por sus compañeros de grupo de manera continua, y no de forma esporádica y puntual, en reuniones de seguimiento para ponerse al día.

Imagina que Bea ha tenido un día duro en clase y no tiene la cabeza como para ponerse a trabajar en su parte del trabajo. Pese a todo se conecta al blog y se dedica a leer el trabajo realizado hasta el momento por sus compañeros. Así, aunque no realice un trabajo específico en su parte del trabajo obtiene una visión global del desarrollo del trabajo.

Comunicación entre los miembros del grupo

El otro día, mientras trabajaba en su parte del trabajo, Bea encontró un recurso con información interesante para el grupo. Lo colgó en la entrada que utilizan como almacén de recursos junto con el resto de la información que han aportado sus compañeros. Al leer la entrada de Carlos, piensa que puede serle interesante para su parte del trabajo.

Bea cree que es poco probable que Carlos se haya dado cuenta de que hay un nuevo enlace en la sección de recursos.

Aunque lo primero que piensa Bea es enviar un mail a Carlos para comentarle el enlace que podría interesarle, eso significaría que Ana no se enteraría. Podría enviar un mail a Ana y Carlos... Aunque esta vía de enviar mail a todos los integrantes del grupo puede solucionar el problema, en grupos de muchos integrantes puede degenerar en una cantidad de correo importante. Y lo peor de todo es que para poder filtrar los correos relevantes sobre el trabajo de otros correos personales enviados por los miembros del equipo habría que acordar algún tipo de regla; por ejemplo, utilizar "[Trabajo en grupo]" en el asunto de los mails relacionados con el trabajo... Lo habitual es que estos acuerdos no funcionen, ya que es fácil olvidarse de añadir esas "marcas" al enviar el correo.

Una solución más sencilla es utilizar los comentarios del blog como vía de comunicación entre los miembros del grupo. Siguiendo con el ejemplo anterior, Bea comenta en la entrada de Carlos aquellos aspectos del artículo que cree que pueden interesarle para su parte del trabajo y adjunta el enlace en el que ha encontrado la información de interés.

El blog puede configurarse de manera que cada vez que se realiza un comentario se envíe un mail a un conjunto de direcciones (hasta un máximo de 10). En el panel lateral, "Configuración > Móviles y correo electrónico" se pueden añadir, separadas por comas, las direcciones de los miembros del grupo.

Configuración de las notificaciones por correo para los comentarios que se realicen en el blog.

De esta forma, cuando Bea comenta en la entrada de Carlos sobre la información que puede interesarle, todos reciben un correo con el comentario. Blogger indica siempre en el asunto de los correos que se trata de un comentario del blog "[Trabajo en grupo]", lo que nos ayuda si queremos establecer un filtro para los comentarios de este blog en particular (sin que interfiera con el resto de comentarios, si tenemos otros blogs alojados en Blogger).

Blogger indica entre corchetes el nombre del blog, así como que se trata de un nuevo comentario. 

Aunque en la bandeja de entrada aparece el nombre de Bea, podemos ver que el correo ha sido enviado desde una dirección de comentarios de Blogger. De nuevo, esto nos ayuda a establecer filtros de correo para organizar automáticamente los mensajes del grupo en una carpeta particular, por ejemplo.

Detalle del correo enviado. Incluye la identidad de la persona que realiza el comentario (Bea), el nombre de la entrada donde se ha realizado el comentario ("Carlos") y el contenido del comentario en sí mismo.

Como vemos en el detalle del mensaje, se identifica la persona que envía el comentario (en este caso, Bea), el nombre de la entrada ("Carlos", en nuestro ejemplo) y el texto del comentario en sí.

Cuando Ana lee el correo ve rápidamente que no va dirigido a ella, con lo que lo puede eliminar sin problemas. Suponiendo que más adelante quiera echarle un vistazo al artículo al que hace referencia Bea en el correo, no tiene mas que buscarlo en la entrada sobre "Enlaces y Recursos" del blog o en la entrada correspondiente al trabajo de Carlos.

Cuando Bea recibe el correo ve que es su propio comentario, así que también puede borrarlo sin perder tiempo.

Carlos lee el correo y decide que le echará un vistazo al artículo que le ha comentado Bea. Elimina el correo de notificación ya que tiene la información en los comentarios de su entrada del blog. Apunta en su agenda "Revisar enlace a la wikipedia recomendado por Bea en el blog" y reserva un rato del tiempo que tiene planificado dedicar al trabajo en grupo.

Utilizando los comentarios del blog los miembros del grupo pueden configurar filtros en su correo que les ayuden a mantener en orden en sus bandejas de entrada si así lo quieren. Aunque todos reciben el correo de notificación, es rápido y sencillo decidir si es la información de la notificación es relevante o no para cada uno de ellos. Finalmente, pueden eliminar el correo y así evitar acumular mails innecesarios, manteniendo la bandeja de entrada despejada.

La notificación les permite planificar su tiempo de forma efectiva, disponiendo de la información relevante en cada momento.

Aprovechando cada momento

Otra de las ventajas de usar un blog para un trabajo en equipo tiene que ver con la ubicuidad de internet. El blog está "en la nube", por lo que puedes acceder desde cualquier sitio desde el que tengas acceso. Puedes trabajar en cualquier ordenador, directamente desde el navegador: en un PC de la escuela, de la universidad o de una biblioteca, desde tu portátil en un local con wifi, desde casa de un amigo... También puedes acceder desde el smartphone mientras vas en bus o en tren de un lado para otro... Aunque escribir con el teclado de un móvil no es lo más cómodo, puedes aprovechar el tiempo que pasas en trayecto para revisar el trabajo de tus compañeros, corregir detalles de tu parte, revisar recursos, etc...

Otra ventaja de que el trabajo esté "en la nube" es que no puedes perderlo: puedes olvidarte de llevar el pendrive de un lado para otro y el miedo a perderlo:

Conclusiones

Utilizar un blog como herramienta para realizar un trabajo en grupo es sencillo y proporciona múltiples ventajas. Realizando una configuración mínima, un blog permite que todos los miembros del equipo participen en la redacción del trabajo de forma independiente.

Cada autor puede consultar en todo momento el trabajo realizado por cualquier otro miembro del grupo, realizando sugerencias a través de los comentarios. De esta forma, se potencia el compañerismo y el "entusiasmo para que el resultado sea satisfactorio en las tareas encomendadas". Cada miembro del grupo tiene una visión global del trabajo que se realiza, lo que proporciona una mayor cohesión e implicación en la realización del mismo.

Usando los comentarios del blog como sistema de comunicación interno se consigue estar informado de la actividad de los compañeros de grupo a través del correo. Además de facilitar la creación de filtros, permite una gestión eficiente de las notificaciones generadas y de la información sugerida por los compañeros. Al ser un medio de comunicación asíncrono, estas notificaciones por correo se integran sin dificultad en el ritmo de cada uno de los miembros del grupo.

Finalmente, al ser el blog una plataforma basada en internet, proporciona la posibilidad de trabajar desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo con conexión.

El trabajo en equipo en general y el distribuido en particular requieren que todos los participantes implicados se comprometan con los objetivos comunes de calidad y fecha de entrega. En este sentido, la visibilidad que proporciona el blog del avance del trabajo realizado por todos los integrantes del grupo supone una ventaja organizativa, evitando sorpresas de última hora o la necesidad de una persona dedicada a la supervisión.

No considero que el tener que realizar un volcado de la información del blog a un documento ofimático para  la entrega del trabajo una desventaja. Si el trabajo se realiza de forma independiente por cada uno de los miembros del grupo también se tienen cuatro documentos que hay que "copypastear" en el documento final.